Intern ging het er bij PIDZ tot voor kort juist níét zo efficiënt aan toe. Binnen het bedrijf was een onderzoek uitgevoerd, waaruit bleek dat medewerkers iedere dag minstens tien minuten kwijt waren aan het zoeken naar documenten. Ook andere verbeterpunten kwamen daaruit naar voren, zoals het makkelijker delen van bestanden en het beperken van het aantal externe tools. Stephan: “We gebruikten veel verschillende applicaties die ongeveer hetzelfde doel hebben; dat was niet zo praktisch.” De coronacrisis voegde daar nog een aandachtspunt aan toe. Doordat restricties golden voor onderling contact, misten medewerkers van PIDZ de verbinding met elkaar. “Binnen een projectgroep werd soms al langs elkaar heen gewerkt, laat staan dat mensen wisten wat op andere afdelingen gebeurde. Een goede digitale samenwerkingsomgeving kon daar verandering in brengen”, aldus Stephan.

Afgelopen voorjaar zijn alle richtlijnen vastgesteld en heeft PIDZ het nieuwe intranet, ‘Altijd verbonden’ genaamd, in gebruik genomen. Stephan is blij met de voordelen die het hem en zijn collega’s brengt. “Het intranet is nu ons startpunt; je krijgt het meteen te zien wanneer je de browser opent. Vanaf daar is alles wat je zoekt snel en makkelijk te vinden. Daarnaast blijf je dankzij het intranet eenvoudig op de hoogte van waar collega’s zich mee bezighouden. Dit heeft de verbondenheid binnen ons bedrijf duidelijk bevorderd.” Om de adoptie van het nieuwe platform vlotter te laten verlopen, zijn op advies van Wortell ambassadeurs aangewezen. Deze zes enthousiaste medewerkers promoten het gebruik van het intranet, onder andere door er zelf actief op te zijn. Stephan: “Wij hopen dat dit het effect heeft van een olievlek die zich uitspreidt. Voor veel mensen is het nog even wennen, dit nieuwe systeem. Goede voorbeelden doen dan goed volgen.” 

Omdat PIDZ al betaalde voor licenties van Microsoft-pakketten, leek het logisch om nieuwe oplossingen daarbij te laten aansluiten. Nadat met diverse ICT-dienstverleners contact was gezocht, besloot het bureau met Wortell in zee te gaan. “Wij hadden daar meteen vanaf het eerste gesprek een goed gevoel bij”, zegt Stephan. “Samen met Wortell kwamen we vervolgens al snel uit bij het sociaal intranet van Debble Zorg. Dit platform verbindt op een gebruiksvriendelijke manier mensen, informatie, tools en processen – precies waar we naar op zoek waren.” Terwijl de voorbereidingen voor de invoering van het intranet in gang werden gezet, kreeg het traject opeens een nieuwe wending. “Wortell wees ons erop dat wij geen duidelijke richtlijnen opgesteld hadden. Denk bijvoorbeeld aan afspraken over welke tools je waarvoor gebruikt en waar je welke bestanden opslaat. Dit pakten we daarom eerst op aan de hand van de dienst Teams Governance.”